SMARTPLUS ERP · PHIÊN BẢN 1.17.0

Hướng dẫn bổ sung & quy trình test

Tài sản công ty • Dịch vụ • Nhiều mẫu in • Theo dõi hợp đồng • Lương chi tiết • Tăng ca • KPI nhóm.

1. Cập nhật trên máy Windows đang chạy ERP

  1. Sao lưu dữ liệu từ Sao lưu dữ liệu và kiểm tra bản sao lưu hoàn tất.
  2. Mở Docker Desktop, đợi Docker chạy. Tải SmartPlusERP.exe mới để thay EXE cũ. Nếu trước đây cài bằng EXE, tiếp tục chạy trên cùng tài khoản Windows; EXE dùng thư mục cài cũ tại %LOCALAPPDATA%\SmartPlusERP\V1\smartplus-erp. Nếu đang chạy từ bộ source riêng, chép EXE mới vào thư mục chứa compose.yaml, hoặc đặt cạnh thư mục smartplus-erp, rồi chạy để nâng cấp đúng bộ source.
  3. Chờ hoàn tất, mở lại ERP theo địa chỉ đang dùng. Có thể dùng http://localhost:8688 trên máy chủ nếu cổng HTTP đang cấu hình 8688.
  4. Đăng xuất/đăng nhập lại; nhấn Ctrl+F5 và kiểm tra chân trang ghi Server 1.17.1. Nếu vẫn hiện bản cũ, kiểm tra EXE đã cập nhật đúng thư mục và đúng máy chủ.

2. Phân công người dùng

Vị tríThao tác / Quyền cần có
Admin / Giám đốcQuản lý tài sản, mẫu in, mốc lương, nhóm/KPI; duyệt công và bảng lương của người khác.
HCNSHồ sơ, công, lương, mốc theo vị trí. Khi cần lập KPI phải được cấp quyền xem công trình/đơn hàng tương ứng ngoài quyền lập KPI.
Trưởng nhóm kỹ thuậtĐược cấp xem/lập KPI và xem công trình để tạo nhóm, nhập level và tỷ lệ. Quyền xem KPI là toàn công ty; chỉ cấp cho người phụ trách phù hợp.
Nhân viênChấm công của tôi; Chấm công tăng ca → gửi đề nghị, xem trạng thái của mình.
Trưởng nhóm đối chiếu côngQuyền đối chiếu cùng phòng ban và nhân viên trực thuộc, hoặc đối chiếu toàn công ty nếu được giao.
Kế toán / Quản lý tài sảnCấp thêm quyền Xem tài sản, Thêm/sửa tài sản nếu cần; các quyền tài chính cũ không tự cấp quản trị tài sản.

Cấp quyền tại Nhân viên & phân quyền theo phòng ban, vị trí hoặc từng người. Sau đổi quyền, nhân viên đăng nhập lại. Người lập không tự duyệt đề nghị của mình; người hưởng KPI/lương không tự duyệt khoản của mình.

3. Tài sản công ty

  1. Mở Tài sản công ty → Thêm tài sản.
  2. Nhập mã riêng, tên, nhóm, ngày tiếp nhận, nguyên giá, giá trị hiện tại và ngày đánh giá; ghi nơi sử dụng và người giữ.
  3. Chọn đang sử dụng / đang sửa chữa / đã thanh lý. Dùng Sửa / Đánh giá để cập nhật số đã đối chiếu.
  4. Tổng đầu trang gồm tài sản đang dùng và đang sửa; loại tài sản đã thanh lý. Tìm mã, tên, nhóm hoặc người giữ; Xóa tìm kiếm để xem lại toàn bộ.

Test: tạo laptop nguyên giá 20 triệu, giá hiện tại 15 triệu. Cập nhật thành 14 triệu; tổng giảm 1 triệu. Chọn đã thanh lý; giá trị loại khỏi tổng nhưng hồ sơ vẫn còn.

4. Hàng hóa & dịch vụ không đầu vào

Mở Hàng hóa & dịch vụ → Thêm hàng hóa, chọn loại Dịch vụ — không đầu vào. Ví dụ Thi công, Tư vấn thiết kế, Bảo trì; đơn vị Gói, Lần hoặc Công theo cách bán của công ty.

Dịch vụ có giá nhập bằng 0 và nhập trực tiếp giá bán. Khi lập đơn, tìm/chọn dịch vụ như sản phẩm. Không dùng cách tăng giá từ giá nhập cho dịch vụ. Dịch vụ không xuất hiện trong tồn kho và mẫu kiểm kê; không thể nhập/xuất hoặc kiểm kê dịch vụ. Loại hàng đã dùng trong chứng từ không đổi được: tạo mã mới khi cần.

Test: tạo dịch vụ Tư vấn 1.000.000 VNĐ, lập đơn 1 gói; đơn lưu và in được, kho không tăng/giảm.

5. Nhiều mẫu bàn giao, xuất kho và đơn hàng

  1. Mở Mẫu phiếu in. Chọn loại Đơn hàng, Phiếu bàn giao, Phiếu xuất kho hoặc Phiếu bảo hành.
  2. Bấm Tạo mẫu riêng, đặt tên như “Bàn giao không giá” hoặc “Đơn hàng có giá”.
  3. Chỉnh tiêu đề, công ty, nội dung, cột/thứ tự cột, chữ ký, cỡ chữ và khổ giấy. Với mẫu có giá, chọn cột Đơn giá / Thành tiền và tổng tiền nếu cần.
  4. Với mẫu không giá, tích Mẫu không có giá; ERP loại cột giá và tổng tiền dù các ô khác đang được tích. Xem trước và lưu mẫu.
  5. Mở đơn hàng, chọn In đơn hàng / In phiếu bàn giao / In phiếu xuất kho, chọn loại và Mẫu in đã lưu, nhập ngày và thông tin bàn giao, rồi lưu/mở phiếu.
  6. Muốn in lại: mở Phiếu đã lập / In lại. Phiếu đã lập giữ nguyên mẫu và số liệu lúc lập, kể cả khi sửa mẫu sau đó.

Test: tạo cùng đơn hai phiếu: mẫu có giá hiển thị 1.000.000 VNĐ; mẫu không giá không hiển thị giá, thành tiền, VAT hoặc tổng tiền. In không tự xuất kho hoặc thu tiền.

6. Hợp đồng cần đôn đốc

Mở Hợp đồng, chọn Tất cả chưa ký để xem nháp và đã gửi ký; hoặc Đã ký, chưa nhận lại để xem hợp đồng đã ký nhưng chưa chuyển sang trạng thái đã nhận bản ký. Tên người phụ trách hiện dưới tình trạng ký để phân công đôn đốc.

Khi đã nhận bản ký: mở hồ sơ, sửa trạng thái thành Đã nhận lại bản ký, nhập ngày nhận và lý do sửa, tải scan nếu có. Tải scan riêng không tự đổi trạng thái. Danh sách vẫn theo phạm vi quyền hợp đồng của người đăng nhập; bộ lọc không tự gửi tin nhắn cho nhân viên.

7. Lương tiêu chuẩn và các khoản chi tiết

Theo cách nhập tổng thủ công đã chọn: lương tiêu chuẩn là tổng thỏa thuận dùng tính lương công. Cơ bản, trách nhiệm và chức vụ lưu riêng để giải thích tổng đó, không cộng thêm một lần nữa.

  1. Mở Mốc lương theo vị trí, nhập lương trách nhiệm và chức vụ cho từng vị trí.
  2. Mở Hồ sơ nhân sự → Sửa, chọn vị trí rồi bấm Áp mốc vị trí vào chi tiết. Điền lương cơ bản và lương tiêu chuẩn tổng theo thỏa thuận. Đổi mốc không tự đổi hồ sơ hoặc bảng lương cũ.
  3. Hồ sơ cũ chưa có lương tiêu chuẩn tiếp tục dùng mức lương tháng/đơn giá ngày cũ. Nếu là lương ngày, lương tiêu chuẩn là đơn giá ngày, không phải tổng tháng.
  4. Lập bảng lương: chọn tháng, công chuẩn, nguồn công và nhân viên; nhập KPI tổng đã đối chiếu, thưởng khác, tiền tăng ca, phụ cấp qua đêm, phụ cấp xe máy hai chiều >100km, phụ cấp khác và khấu trừ/bảo hiểm/thuế.
  5. Lưu nháp → xem chi tiết → trình duyệt → người khác duyệt. In bảng lương hoặc xuất CSV có cả chi tiết. Chi lương sau khi được duyệt tạo phiếu chi và giảm tài khoản tiền một lần.
KhoảnCách tính trong ERP
Lương công theo thángLương tiêu chuẩn × công thực tế / công chuẩn.
Lương công theo ngàyĐơn giá ngày × công thực tế.
Phụ cấpQua đêm + xe máy >100km + phụ cấp khác; nhập số tiền đã tính. ERP chưa tự xác định khoảng cách/chuyến qua đêm.
KPITiền KPI nhập tổng cộng cùng thưởng khác, chỉ một lần.
Thực lĩnhLương công + phụ cấp + KPI/thưởng + tiền tăng ca − khấu trừ − bảo hiểm − thuế.

Test: cơ bản 5 triệu + trách nhiệm 1 triệu + chức vụ 2 triệu; nhập tiêu chuẩn 8 triệu. Đủ 26/26 công, KPI 1 triệu, thưởng khác 100.000, phụ cấp 350.000, tăng ca 300.000, không khấu trừ → thực lĩnh 9.750.000 VNĐ, không cộng thêm 8 triệu chi tiết.

8. Chấm công tăng ca riêng

Loại giờHệ số quy đổi nội bộ
Ca hành chính100%; công ngày tại mục chấm công hiện có (0 / 0,5 / 1 công).
Tăng ca ngày thường 06:00–22:00150%.
Tăng ca ban đêm 22:00–06:00200%.
Tăng ca Chủ nhật200% cả ngày; trùng ca đêm vẫn chỉ 200%.
  1. Nhân viên tiếp tục gửi Vào/Ra, GPS và ảnh ở Chấm công của tôi.
  2. Sau làm tăng ca, mở Chấm công tăng ca → Gửi tăng ca. Nhập giờ bắt đầu/kết thúc theo Việt Nam, công trình/địa điểm và công việc/căn cứ. Chọn gợi ý địa điểm hoặc nhập địa điểm khác.
  3. Mỗi đề nghị tối đa 24 giờ, không trùng khoảng đã gửi và không gửi giờ tương lai. Qua tháng phải tách tại 00:00. Qua ngày trong cùng tháng được tách hệ số tự động.
  4. Người có quyền đối chiếu chọn phạm vi nhân viên thuộc quyền, kiểm tra cùng ảnh/GPS/lượt Vào/Ra ở Đối chiếu công web rồi duyệt hoặc từ chối có nhận xét. Đề nghị tăng ca là thông tin khai báo; bản thân nó không chứng minh người đó đang có mặt.
  5. Bảng lương lưu giờ đã duyệt, giờ 150%, 200% và giờ quy đổi. Nếu duyệt thêm tăng ca sau lập nháp, cần hủy/lập lại nháp trước trình duyệt. Kỳ đã trình/duyệt không xử lý tăng ca để tránh đổi công đang khóa.

9. KPI kỹ thuật, nhóm thi công và kinh doanh

Kỹ thuật

Nhập đơn giá nhân công theo từng vật tư/hạng mục tại Phân bổ KPI → Đơn giá nhân công theo công trình. Khối lượng đã được duyệt nhân với đơn giá tạo cơ sở KPI; nhân % KPI rồi chia theo nhóm tổng 100%. Chọn 100% nếu dùng toàn bộ tiền nhân công. Xem hướng dẫn 1.17.0 cuối trang; không nhập quỹ thủ công cho bảng mới.

Kinh doanh

Chọn Kinh doanh và nguồn Công trình hoặc Đơn hàng (đơn phải được xác nhận). Nhập lợi nhuận thực tế đã đối chiếu và % KPI; ERP tính quỹ từ hai số này, không dùng giá nhập tham khảo để tự suy ra lợi nhuận. Chọn người hưởng 100% hoặc chia nhiều người tổng 100%, lưu và trình người khác duyệt.

Test: lợi nhuận 12.345 VNĐ × 10% → quỹ 1.235 VNĐ (làm tròn VNĐ). Quỹ sales không lấy số quỹ nhập khác để ghi đè công thức này.

10. Kiểm tra trước khi cho nhân viên test

  1. Đăng nhập Admin: thấy các menu mới và đúng Server 1.17.1.
  2. Tạo một nhân viên test, gắn tài khoản vào hồ sơ đang làm việc. Đăng nhập tài khoản đó: thấy Chấm công của tôi và Chấm công tăng ca; gửi đề nghị thử.
  3. Đăng nhập người đối chiếu khác để duyệt; kiểm tra không thể tự duyệt.
  4. Test mẫu in có/không giá, một đơn dịch vụ, một tài sản và hai bộ lọc hợp đồng.
  5. Test bảng lương bằng ví dụ 9.750.000 VNĐ phía trên; kiểm tra bản in/CSV, rồi duyệt và chi bằng luồng phiếu chi hiện có.
  6. Sao lưu lại sau khi chốt dữ liệu thử. EXE đã được kiểm tra bằng kiểm thử phần mềm và dữ liệu nâng cấp; môi trường Windows/Docker và camera/GPS trên điện thoại cần tiếp tục test thực tế trên máy của công ty.

KPI kỹ thuật theo đơn giá nhân công — 1.17.0

  1. Trong Phân bổ KPI, mở Đơn giá nhân công theo công trình, chọn công trình và nhập giá VNĐ trên một đơn vị cho từng vật tư/hạng mục. Mỗi công trình có bảng riêng; 0 là không tính nhân công, trống là chưa nhập. Ghi căn cứ rồi lưu.
  2. Ghi khối lượng thi công và để người khác duyệt tại Khối lượng kỹ thuật. Hoàn thành công trình trước khi lập KPI. Cơ sở = tổng khối lượng đã duyệt × đơn giá nhân công; không lấy số kế hoạch, tồn kho hay giá nhập vật tư.
  3. Lập KPI kỹ thuật: chọn công trình, xem bảng chi tiết, nhập % KPI. Chọn 100% nếu toàn bộ tiền nhân công là quỹ phân chia. Cơ sở/quỹ tự tính, không nhập đè.
  4. Chọn cá nhân 100% hoặc nhóm tổng 100%; người lập/người hưởng không tự duyệt. Bảng lưu khối lượng, đơn giá và thành tiền làm căn cứ; đơn giá bị khóa khi có bảng chưa bị từ chối. KPI cũ giữ nguyên.
  5. Ví dụ: 10 camera × 100.000 + 200 m dây × 5.000 = 2.000.000 tiền nhân công. KPI 20% = 400.000; nhóm 60%/40% nhận 240.000/160.000. HR nhập tổng KPI đã duyệt vào lương; chưa tự chi tiền.

KPI kinh doanh tiếp tục lấy lợi nhuận đã đối chiếu × % KPI.

Thu / chi công nợ đối tác, khách hàng và công trình — 1.17.0

  1. Admin/Giám đốc và Kế toán có các quyền công nợ mới. Với nhân viên được phân quyền riêng, cấp Xem công nợ đối tác, Lập/hủy công nợ nhập mua, Phân bổ tiền đối tác nếu cần. Công nợ khách hàng vẫn theo phạm vi khách hàng/đơn hàng; công nợ công trình cần quyền xem cả khách hàng và công trình.
  2. Trong Công nợ đối tác → Ghi công nợ nhập mua, chọn đối tác, ngày chứng từ, hạn thanh toán, số tiền và mã đơn nhập/hóa đơn. Có thể tìm và liên kết phiếu nhập kho của cùng đối tác đã ghi nhận. Công nợ lịch sử cần nhập số còn nợ đã đối chiếu; ERP không tự biến số lượng nhập kho thành tiền phải trả.
  3. Danh mục đối tác hiển thị số còn nợ và tuổi nợ lâu nhất. Mở công nợ để xem từng chứng từ: giá trị, đã thanh toán, còn nợ, số ngày nợ từ ngày chứng từ và số ngày quá hạn từ hạn thanh toán.
  4. Trong Thu chi & chuyển tiền → Tạo phiếu, chọn Phiếu chi + đối tác hoặc Phiếu thu + khách hàng. Ở Thanh toán công nợ, chọn Theo tổng công nợ hoặc Theo chứng từ. Tổng nợ tự phân bổ cho chứng từ cũ trước trong phạm vi được xem; theo chứng từ cho phép tìm, phân trang và chọn đơn bán hàng, công nợ nhập mua hoặc công trình. Nhập số tiền toàn bộ hoặc một phần, không được vượt số còn nợ.
  5. Có thể bấm Chi trả / Thu tiền ngay từ dòng công nợ, đổi sang tổng nợ nếu cần và chọn tài khoản tiền. Tích tiền đã thực nhận/chi để ghi sổ và in phiếu. Phiếu nháp chưa thay đổi tiền hoặc công nợ; kế hoạch phân bổ được giữ lại. Nếu công nợ đã thay đổi khi ghi sổ nháp, ERP từ chối và giữ nguyên số dư; lập phiếu mới với số tiền đúng.
  6. Trong Công nợ KH / công trình, xem đơn đã xác nhận và các khoản công trình. Thêm chứng từ công trình cho khoản chưa được ghi trong đơn hàng: chọn đúng khách hàng, công trình, ngày, hạn và số tiền; có thể lập nhiều đợt có tham chiếu rõ ràng. Không ghi cùng một khoản ở cả đơn hàng và chứng từ công trình.
  7. Phiếu thu/chi công nợ mới lưu phân bổ theo từng chứng từ và danh sách trên bản in. Khi đảo phiếu này tại Thu chi & chuyển tiền, ERP đối ứng cả công nợ và tiền trong cùng giao dịch, không xóa lịch sử. Cần quyền ghi sổ và phân bổ tương ứng. Các phiếu thu cũ được phân bổ thủ công vẫn cần bỏ phân bổ trước khi đảo, như quy trình cũ.
  8. Chứng từ công nợ đã xác nhận không sửa trực tiếp. Nếu nhập sai và chưa có số tiền thanh toán ròng, vào Lịch sử → Hủy chứng từ với lý do rồi lập lại. Ví dụ: đối tác còn nợ A=1.000.000, B=500.000; chi tổng 1.200.000 thì A hết nợ, B còn 300.000; đảo phiếu trả về A=1.000.000, B=500.000.

Kiểm thử nâng cấp giữ dữ liệu cũ. Trước khi nâng cấp trên máy công ty, sao lưu; chạy EXE mới ở vị trí cũ, chờ cập nhật và Ctrl+F5, kiểm tra Server 1.17.1. Hướng dẫn đầy đủ bổ sung nằm ngay trên trang này.

Bảo hành công trình và sản phẩm — 1.17.0

  1. Admin/Giám đốc vào Người dùng & phân quyền: đặt nhân viên bảo hành vào phòng ban Bảo hành và vị trí Nhân viên bảo hành. Vị trí này cho phép xem yêu cầu đến phòng ban và tiếp nhận/xử lý. Có thể cấu hình phòng ban/vị trí khác bằng các quyền bảo hành chi tiết. Nhân viên các bộ phận có quyền mặc định chuyển yêu cầu và xem hồ sơ do mình gửi/được giao; người quản trị có thể chặn riêng khi cần.
  2. Trong Dự án & tiến độ, bấm Bảo hành ở dòng công trình, hoặc mở menu Bảo hành. Chọn một trong hai mục Bảo hành công trình hoặc Bảo hành sản phẩm; tìm theo khách hàng, điện thoại, công trình, sản phẩm, serial và lọc trạng thái/hình thức.
  3. Bấm Chuyển / Tạo yêu cầu. Điền tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, nội dung công việc, ngày tiếp nhận, phòng ban tiếp nhận và nhân viên xử lý nếu đã xác định. Với công trình cần chọn công trình; với sản phẩm nhập tên thiết bị, có thể thêm serial và công trình liên quan. Bộ phận bảo hành có thể tự tạo hồ sơ; người tiếp nhận được tìm thông tin nhận diện công trình mà không cần quyền sửa dữ liệu kinh doanh của dự án.
  4. Chọn Bảo hành không thu phí (phí bằng 0), Có thu phí (nhập phí dự kiến hoặc để trống khi chưa xác định), hoặc Hình thức khác và ghi rõ, ví dụ bảo trì, khảo sát, hỗ trợ ngoài bảo hành. Phí dự kiến không tự tăng số dư tài khoản hoặc tạo thêm công nợ. Kế toán lập phiếu thu khi thực nhận tiền.
  5. Nhân viên bảo hành mở Tiếp nhận / Xử lý: Chờ tiếp nhận → Đã tiếp nhận → Đang xử lý → Hoàn thành. Phân công đúng nhân viên có quyền xử lý cùng phòng ban, đặt ngày hẹn và ghi kết quả. Hoàn thành/hủy cần ghi kết quả hoặc lý do; không nhảy từ mới sang hoàn thành. Hồ sơ đã đóng không sửa, phát sinh tiếp thì lập yêu cầu mới có nội dung tham chiếu hồ sơ cũ.
  6. Người gửi mở Xem / Lịch sử để theo dõi trạng thái, người phụ trách, ngày hẹn và kết quả. Nhân viên bảo hành xem yêu cầu của phòng ban tiếp nhận; Admin/Giám đốc xem toàn công ty. Lịch sử tạo, tiếp nhận và cập nhật không xóa/sửa. Phòng ban gửi được lưu tại thời điểm chuyển; chuyển nhân viên sang phòng khác không đổi nguồn yêu cầu cũ.

Test đề xuất: nhân viên kinh doanh gửi bảo hành camera → nhân viên bảo hành tiếp nhận, phân công và hẹn xử lý → ghi kết quả hoàn thành → nhân viên gửi kiểm tra lịch sử. Test thêm một công trình có thu phí và một yêu cầu hình thức khác. Đối chiếu số dư tiền vẫn giữ nguyên cho đến khi ghi sổ phiếu thu thực tế.

Tra lịch sử bảo hành — 1.17.1

  1. Mở Bảo hành → Tra lịch sử tất cả. Mục này tìm cả bảo hành công trình và sản phẩm, gồm các hồ sơ đã hoàn thành/hủy trong phạm vi được cấp quyền.
  2. Nhập tên khách hàng, số điện thoại hoặc địa chỉ rồi bấm Tìm / Lọc hoặc Enter. Có thể tìm một phần tên/địa chỉ/số điện thoại; khi tìm số đầy đủ, khoảng trắng và dấu phân cách trong số điện thoại không làm mất kết quả.
  3. Danh sách hiển thị từng lần bảo hành: loại, khách hàng, điện thoại, địa chỉ, ngày tiếp nhận, nội dung, người xử lý, hình thức/phí, trạng thái và kết quả. Chọn Xem / Lịch sử để xem quá trình tiếp nhận và xử lý của lần đó.
  4. Có thể lọc riêng loại công trình/sản phẩm, trạng thái hoặc hình thức. Nếu muốn xem lại đầy đủ lịch sử, bấm Tra lịch sử tất cả để bỏ các bộ lọc trạng thái, hình thức và công trình đang chọn.